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ASSISTANTE-SECRÉTAIRE : LES PRATIQUES EFFICACES DU MÉTIER

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Objectif :

  • Gérer le temps et organiser les tâches
  • Apprendre à éviter les tensions contre-productives
  • Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

Pré-requis :

Aucun

Cible :

Tout public

Démarche :

Travaux pratiques

Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe

Code :

SAD-B1

Durée :

3 Jour(s)

Nombre d'heure(s):

15 Heure(s)

Titre obtenu :

Certificat

Niveau acquis :

Fondamental

Le conseiller :

677 17 24 31 / 695 88 03 73

Programme :

Positionner son rôle dans l'organisation

  • La définition de la fonction et ses implications.
  • L'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
  • Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • Comprendre les enjeux du rapport avec le management.
  • Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
  • Comment "manager son manager" ?
  • Les attitudes réactives et proactives.
  • Etre force de proposition.

Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

  • Les attitudes dans les relations en face-à-face.
  • Faire passer un message avec diplomatie.
  • Savoir argumenter et convaincre.
  • Formuler une critique de manière constructive.
  • Négocier avec son manager.
  • Gérer les tensions et les conflits.

Travaux pratiques 
Mises en situation.

Gérer son activité

  • Les lois et principes de la gestion du temps.
  • Fixer et lister les objectifs.
  • Lister les activités.
  • Déterminer le degré de priorité.
  • Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
  • Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
  • Eviter les tensions contre-productives.
  • Eviter les surcoûts.

Travaux pratiques 
Test sur les capacités d'organisation.

Connaître ses "voleurs" de temps

  • Quels sont vos voleurs de temps ?
  • Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
  • Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
  • La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire " non ".
  • Le manque d'organisation.
  • Les réunions mal préparées.
  • L'information incomplète ou en retard.
  • L'absence de classement des informations.

Travaux pratiques 
Identification des voleurs de temps et recherche de solutions.

Définir efficacement ses priorités

  • Définir des objectifs.
  • Elaborer la matrice des priorités de son poste.
  • Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
  • Elaborer un plan de journée.
  • Organiser les réunions et manifestations.
  • L'organisation matérielle d'une réunion.
  • Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
  • Gérer l'agenda de son manager.

Travaux pratiques 
Elaboration de ses priorités : construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion.