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ARCHIVAGE ET CLASSEMENT: OPTIMISER SON TEMPS ET SON ESPACE

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Objectif :

  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • Choisir une méthode de classement en fonction de l'information et de son usage
  • Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
  • Mettre en place les procédures de classement et d'archivage

Pré-requis :

Aucun

Cible :

Tout public

Démarche :

Travaux pratiques

Alternance d'apports théoriques et pratiques : à partir de l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité.

Code :

SAD-A3

Durée :

3 Jour(s)

Nombre d'heure(s):

15 Heure(s)

Titre obtenu :

Certificat

Niveau acquis :

Fondamental

Le conseiller :

677 17 24 31 / 695 88 03 73

Programme :

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

  • L'usage du dossier : information, action...
  • Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les différents outils et méthodes de classement.

Travaux pratiques 
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.

Organiser et "faire vivre" son classement

  • Instaurer une logique commune.
  • Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
  • Rationaliser son espace de travail.
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Travaux pratiques 
Cas d'organisation de classement.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Identifier les atouts et contraintes.
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Travaux pratiques 
Les outils et méthodes du classement.

Organiser le classement sur ordinateur

  • Choisir une arborescence claire pour tous.
  • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
  • Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Travaux pratiques 
Exercice d'arborescences.

Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Elaborer un plan de classement.
  • Faire coïncider le classement papier et informatique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

Travaux pratiques 
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place

Instaurer des procédures de classement et d'archivage

  • Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
  • Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
  • Connaître la durée légale de conservation des documents.
  • Découvrir la GED.

Travaux pratiques 
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement.