Formation a la Gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint

La formation Classement et gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint permet aux participants de maîtriser les bonnes pratiques pour organiser, sécuriser et collaborer sur les documents numériques. L’objectif est d’assurer la conservation des informations sensibles sur le long terme, de garantir la conformité réglementaire et d’optimiser la productivité et l’efficacité des équipes.

Cette formation s’adresse aux responsables documentaires, gestionnaires de contenu, assistants administratifs, collaborateurs IT, DAF, et toute personne impliquée dans la gestion documentaire et la collaboration numérique au sein d’une organisation.

OBJECTIF GÉNÉRAL

Un mois après la formation, les participants seront capables de :

Optimiser la gestion documentaire avec Microsoft SharePoint
Assurer la sécurité et la confidentialité des documents sensibles
Contrôler les autorisations d’accès et appliquer des mesures de protection
Structurer les documents pour faciliter la collaboration et la productivité

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

Maîtriser les concepts de gestion documentaire

Comprendre l’importance du classement et de l’organisation des documents
Appliquer les bonnes pratiques de conservation et de sécurisation
Identifier les enjeux liés à la conformité documentaire

Utiliser efficacement Microsoft SharePoint

Créer, organiser et partager les documents
Collaborer en temps réel avec les équipes
Mettre en place des bibliothèques, dossiers et métadonnées

Structurer les processus documentaires

Gérer les versions et l’historique des documents
Configurer les workflows pour validation et publication
Définir et appliquer des politiques d’accès et de sécurité

Assurer la sécurité et la confidentialité

Protéger les documents sensibles avec les fonctionnalités SharePoint
Appliquer les droits d’accès et les mesures de contrôle
Garantir la conformité aux réglementations et aux normes internes

Faciliter la collaboration et améliorer la productivité

Partager et travailler sur des documents de manière collaborative
Optimiser les échanges et la coordination entre services
Promouvoir l’adoption de SharePoint comme outil central de GED

Perspectives d’évolution et amélioration continue

Identifier les bénéfices stratégiques de la GED avec SharePoint
Proposer des améliorations pour une gestion documentaire durable
Atelier pratique sur le management collaboratif

CONTENU DÉTAILLÉ DE LA FORMATION

Axe 1 : Collaboration et partage de documents

Fonctionnalités de partage et collaboration en temps réel
Mise en place de workflows pour validation et publication

Axe 2 : Gestion des versions et de l’historique

Suivi des modifications et contrôle des différentes versions
Consultation de l’historique pour retracer l’évolution des documents

Axe 3 : Sécurité et confidentialité

Protection des documents confidentiels
Gestion des droits d’accès et des politiques de confidentialité

Axe 4 : Bonnes pratiques GED

Organisation et structuration des documents dès leur création
Formation des utilisateurs pour une gestion optimale des documents

Axe 5 : Perspectives et évolution

Analyse des bénéfices de SharePoint pour la GED
Propositions d’amélioration et d’optimisation des processus
Bonus : Atelier ludique sur le management collaboratif

Bénéfices pour l’Organisation

✔ Gestion documentaire sécurisée et conforme aux normes
✔ Collaboration facilitée et partage efficace des documents
✔ Optimisation de la productivité et de l’efficacité des équipes
✔ Meilleure traçabilité et suivi des documents
✔ Standardisation des processus et conservation à long terme
✔ Adoption rapide de SharePoint pour la gestion électronique des documents

Pré-requis

Aucun prérequis n’est nécessaire pour suivre cette formation. Elle est ouverte à tous les participants souhaitant développer leurs compétences en gestion électronique des documents, en organisation des informations et en optimisation des processus de gestion documentaire.

Public cible

Cette formation s’adresse principalement aux secrétaires, assistants et assistantes de direction, ainsi qu’à tous les professionnels souhaitant maîtriser la gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint et optimiser l’organisation et le classement des informations dans leur environnement professionnel.

Lieu

La formation Classement et gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint peut se dérouler au sein de nos locaux à CISPhoenix, dans vos propres locaux ou sur tout site de votre choix, selon vos besoins.

Durée

La formation Classement et gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint se déroule sur 3 jours complets. Elle est conçue pour offrir un apprentissage intensif et pratique, permettant aux participants de maîtriser rapidement les outils de gestion documentaire et de mettre en place des processus efficaces dans leur organisation.

Certification

Chaque participant obtient une attestation de formation certifiée par le MINEFOP et le MINESUP, reconnue officiellement et valorisable professionnellement.

Tarif de la formation

Le prix de la formation professionnelle est fixé à 350 000 FCFA HT par participant.

Procédé de la formation

Notre approche pédagogique repose sur l’andragogie, centrée sur l’apprentissage des adultes. Chaque module de formation est conçu pour être à la fois informative et interactive, permettant aux participants de mettre immédiatement en pratique les concepts abordés.

Déroulement de la formation

La formation se déroule en plusieurs étapes complémentaires :

Exposé documenté – Le formateur présente les contenus clés de chaque thème de manière structurée et illustrée.
Phase interactive – Les participants échangent leurs idées, partagent leurs expériences et proposent des solutions aux situations concrètes.
Évaluation continue – Chaque module inclut un suivi des acquis pour garantir la compréhension et l’application des connaissances.
Suivi post-formation – Un accompagnement est assuré directement sur votre site pour consolider les compétences acquises.

Nous mettons un accent particulier sur le lien entre le contenu et le quotidien professionnel des participants, en privilégiant les cas pratiques et les situations-problèmes réalistes.

Matériels pédagogiques

Pour garantir une expérience optimale, la formation utilise :

Matériel d’animation : ordinateur portable, vidéo projecteur, dérouleur, film d’entreprise.
Kit de formation : clé USB, stylo, bloc-notes, chemise personnalisée.
Documents pédagogiques : manuel du participant avec chronogramme et dossiers d’application, supports de formation illustrés par des exemples concrets, et attestation de formation officielle.