Formation a la Gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint

La formation Classement et gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint permet aux participants de maîtriser les bonnes pratiques pour organiser, sécuriser et collaborer sur les documents numériques. L’objectif est d’assurer la conservation des informations sensibles sur le long terme, de garantir la conformité réglementaire et d’optimiser la productivité et l’efficacité des équipes.

Cette formation s’adresse aux responsables documentaires, gestionnaires de contenu, assistants administratifs, collaborateurs IT, DAF, et toute personne impliquée dans la gestion documentaire et la collaboration numérique au sein d’une organisation.

OBJECTIF GÉNÉRAL

Un mois après la formation, les participants seront capables de :

Optimiser la gestion documentaire avec Microsoft SharePoint
Assurer la sécurité et la confidentialité des documents sensibles
Contrôler les autorisations d’accès et appliquer des mesures de protection
Structurer les documents pour faciliter la collaboration et la productivité

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

Maîtriser les concepts de gestion documentaire

Comprendre l’importance du classement et de l’organisation des documents
Appliquer les bonnes pratiques de conservation et de sécurisation
Identifier les enjeux liés à la conformité documentaire

Utiliser efficacement Microsoft SharePoint

Créer, organiser et partager les documents
Collaborer en temps réel avec les équipes
Mettre en place des bibliothèques, dossiers et métadonnées

Structurer les processus documentaires

Gérer les versions et l’historique des documents
Configurer les workflows pour validation et publication
Définir et appliquer des politiques d’accès et de sécurité

Assurer la sécurité et la confidentialité

Protéger les documents sensibles avec les fonctionnalités SharePoint
Appliquer les droits d’accès et les mesures de contrôle
Garantir la conformité aux réglementations et aux normes internes

Faciliter la collaboration et améliorer la productivité

Partager et travailler sur des documents de manière collaborative
Optimiser les échanges et la coordination entre services
Promouvoir l’adoption de SharePoint comme outil central de GED

Perspectives d’évolution et amélioration continue

Identifier les bénéfices stratégiques de la GED avec SharePoint
Proposer des améliorations pour une gestion documentaire durable
Atelier pratique sur le management collaboratif

CONTENU DÉTAILLÉ DE LA FORMATION

Axe 1 : Collaboration et partage de documents

Fonctionnalités de partage et collaboration en temps réel
Mise en place de workflows pour validation et publication

Axe 2 : Gestion des versions et de l’historique

Suivi des modifications et contrôle des différentes versions
Consultation de l’historique pour retracer l’évolution des documents

Axe 3 : Sécurité et confidentialité

Protection des documents confidentiels
Gestion des droits d’accès et des politiques de confidentialité

Axe 4 : Bonnes pratiques GED

Organisation et structuration des documents dès leur création
Formation des utilisateurs pour une gestion optimale des documents

Axe 5 : Perspectives et évolution

Analyse des bénéfices de SharePoint pour la GED
Propositions d’amélioration et d’optimisation des processus
Bonus : Atelier ludique sur le management collaboratif

Bénéfices pour l’Organisation

✔ Gestion documentaire sécurisée et conforme aux normes
✔ Collaboration facilitée et partage efficace des documents
✔ Optimisation de la productivité et de l’efficacité des équipes
✔ Meilleure traçabilité et suivi des documents
✔ Standardisation des processus et conservation à long terme
✔ Adoption rapide de SharePoint pour la gestion électronique des documents

PRE-REQUIS

Aucun

CIBLE

Secrétaires, assistante de direction…

Lieu : A CISPhoenix, dans vos locaux, ou sur tout site à votre convenance

DUREE : 3 jours

Attestation de formation agréée MINEFOP

Le tarif de la formation est de 350 000 FCFA HT par participant

Procédé de la formation

La méthode d’apprentissage est l’andragogie. La formation se déroule sous la forme d’un exposé documenté, présenté par le formateur pour chaque axe de formation, suivi d’une phase interactive avec les participants (échanges, réactions, observations, suggestions), d’une évaluation et d’un suivi post-formation sur votre site.

Un accent particulier est mis sur le lien entre le contenu d’apprentissage et la réalité du quotidien des participants, le partage d’expériences avec les participants et la multiplication des cas pratiques (situation-problème liée à la réalité).

Matériels pédagogiques engagés :