Formation Gestion électronique des documents avec Microsoft SharePoint

La formation Gestion électronique des documents (GED) avec Microsoft SharePoint permet aux participants de structurer, sécuriser et automatiser la gestion des documents au sein de leur organisation. Elle offre les compétences nécessaires pour organiser les contenus, optimiser l’accessibilité et favoriser la collaboration tout en respectant les normes de sécurité et de gouvernance.

Grâce à SharePoint, les organisations peuvent centraliser leurs documents, suivre les versions, automatiser les flux de travail et améliorer la productivité des équipes. Cette formation s’adresse aux responsables documentaires, gestionnaires de contenus, collaborateurs IT, responsables qualité, chefs de projet et toute personne impliquée dans la gestion documentaire et la collaboration numérique.

OBJECTIF GÉNÉRAL

Permettre aux participants de :

Maîtriser Microsoft SharePoint pour gérer efficacement les documents
Organiser et sécuriser les informations de manière structurée
Optimiser la collaboration et la productivité des équipes
Automatiser les processus documentaires pour gagner en efficacité
Assurer la conformité et la gouvernance des documents

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

Maîtriser SharePoint pour la gestion documentaire

Utiliser les fonctionnalités essentielles de SharePoint pour organiser et gérer les documents
Configurer et personnaliser un environnement SharePoint dédié à la GED
Gérer les bibliothèques et les dossiers avec efficacité

Organiser et structurer les documents

Mettre en place une classification et des métadonnées pertinentes
Indexer et catégoriser les documents pour une recherche rapide
Garantir la cohérence et la traçabilité des contenus

Collaborer et partager de manière sécurisée

Travailler simultanément sur des documents partagés
Suivre les versions et l’historique des modifications
Partager les documents de manière interne et externe tout en respectant les droits d’accès

Automatiser les processus documentaires

Créer et personnaliser des flux de validation et de publication
Définir des alertes et notifications pour le suivi des documents
Optimiser les processus pour réduire les tâches manuelles

Assurer la sécurité et la conformité

Gérer les droits d’accès et protéger les documents sensibles
Mettre en place l’archivage et la conservation réglementaire
Auditer les actions et suivre la conformité des données

Former et accompagner les utilisateurs

Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques GED
Former aux fonctionnalités de base et avancées de SharePoint
Fournir un support pratique et résoudre les problèmes liés à la gestion documentaire

Évaluer et améliorer continuellement les processus

Recueillir les retours des utilisateurs pour améliorer l’expérience
Analyser les performances et optimiser les flux documentaires
Mettre en œuvre des bonnes pratiques pour garantir une gestion efficace et durable

CONTENU DÉTAILLÉ DE LA FORMATION

Axe 1 : Introduction à Microsoft SharePoint

Présentation générale de SharePoint
Rôle de SharePoint dans la GED
Avantages pour l’organisation et la collaboration

Axe 2 : Configuration de l’environnement SharePoint

Création de sites et bibliothèques dédiés
Paramétrage des autorisations et profils utilisateurs
Personnalisation de l’interface et navigation

Axe 3 : Organisation et structuration des documents

Création et structuration des bibliothèques
Utilisation des métadonnées et indexation
Gestion efficace des dossiers et documents

Axe 4 : Collaboration et partage sécurisé

Modification collaborative avec SharePoint Online
Gestion des versions et suivi des changements
Partage interne et externe sécurisé

Axe 5 : Flux de travail et automatisation

Création et personnalisation des workflows
Automatisation des validations et notifications
Optimisation des processus documentaires

Axe 6 : Sécurité et conformité des données

Gestion des droits et confidentialité
Archivage et conservation réglementaire
Audit et suivi des actions documentaires

Axe 7 : Formation des utilisateurs

Sensibilisation à l’utilisation optimale de SharePoint
Formation pratique sur les fonctionnalités GED
Support et assistance aux collaborateurs

Axe 8 : Évaluation et amélioration continue

Collecte des retours utilisateurs
Analyse de performances et optimisation des processus
Mise en place de bonnes pratiques GED

Bénéfices pour l’Organisation

✔ Amélioration de l’efficacité et de la productivité des équipes
✔ Collaboration optimisée et centralisation des documents
✔ Sécurisation et conformité des données sensibles
✔ Réduction des erreurs et pertes d’informations
✔ Meilleure traçabilité et gouvernance documentaire
✔ Standardisation des processus documentaires

Pré-requis

Pour suivre cette formation dans les meilleures conditions, il est recommandé de disposer des prérequis suivants :

Connaissance de base de Microsoft SharePoint
Familiarité avec les processus de gestion documentaire en entreprise
Accès à un environnement SharePoint pour les exercices pratiques

Public cible

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant apprendre à utiliser Microsoft SharePoint pour la gestion documentaire au sein d’une entreprise. Elle est idéale pour les collaborateurs, assistants, responsables de l’information, et toute personne impliquée dans l’organisation et le partage des documents professionnels.

Lieu

La formation peut se dérouler au CISPhoenix, dans vos locaux, ou sur tout site de votre convenance, offrant ainsi une flexibilité maximale adaptée à vos besoins organisationnels

Durée de la formation

La formation se déroule sur 3 jours, permettant aux participants d’acquérir les compétences nécessaires sur Microsoft SharePoint tout en appliquant les concepts à travers des exercices pratiques.

Attestation de formation agréée MINEFOP et MINESUP

À l’issue de la formation, chaque participant reçoit une attestation officielle agréée par le MINEFOP et le MINESUP. Cette certification est reconnue au Cameroun et valorise vos compétences professionnelles, renforçant votre crédibilité dans le cadre administratif et sur le marché de l’emploi.

Tarif de la formation

350 000 FCFA HT par participant, incluant les documents de formation, le matériel pédagogique et les services proposés pendant la formation.

Procédé et méthodologie de la formation

La formation repose sur une approche andragogique, favorisant l’apprentissage actif des adultes. Chaque module est présenté sous forme d’exposés documentés par le formateur, suivis de phases interactives avec les participants (échanges, réactions, observations, suggestions), d’une évaluation et d’un suivi post-formation sur votre site.

Un accent particulier est mis sur la mise en pratique : les participants relient les concepts abordés à la réalité de leur quotidien professionnel, partagent leurs expériences et travaillent sur des cas pratiques inspirés de situations réelles.