Formation Gestion Electronique Des Documents Avec Microsoft Sharepoint

Maitriser l’utilisation de SHAREPOINT pour optimiser la gestion et l'accessibilité des documents, augmenter la productivité des collaborateurs, et garantir une collaboration efficace et une conformité aux normes de sécurité et de gouvernance des documents

OBJECTIF GENERAL

Maîtriser les fonctionnalités et les outils essentiels de SharePoint pour gérer efficacement et de manière organisée les documents au sein de leur organisation.

OBJECTIFS SPECIFIQUES

A la fin de cette formation chaque participant devra être capable de :

Maitriser Microsoft SharePoint pour gérer efficacement les documents
Configurer et personnaliser un environnement SharePoint dédié à la gestion documentaire
Organiser les documents de manière efficace en utilisant les fonctionnalités de SharePoint
Collaborer et partager des documents de manière sécurisée et collaborative
Utiliser les flux de travail et l'automatisation pour optimiser les processus de gestion documentaire
Assurer la sécurité et la conformité des données lors de la gestion des documents avec SharePoint
Former les utilisateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire avec SharePoint
Évaluer les performances et améliorer continuellement les processus de gestion documentaire

CONTENU DE LA FORMATION

Axe de formation 1 : Introduction à Microsoft SharePoint

Présentation de Microsoft SharePoint
Rôles de SharePoint dans la gestion électronique des documents
Avantages de l'utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire

Axe de formation 2 : configuration de l’environnement SharePoint

Création d'un site SharePoint dédié à la gestion documentaire
Paramétrage des autorisations d'accès aux documents
Personnalisation de l'interface pour une meilleure expérience utilisateur

Axe de formation 3 : Organisation des documents

Création de bibliothèques de documents dans SharePoint
Structuration des dossiers et métadonnées
Indexation des documents pour une recherche efficace

Axe de formation 4 : Collaboration et partage de documents

Modification collaborative des documents avec SharePoint Online
Suivi des versions et historique des modifications
Partage sécurisé des documents en interne et en externe

Axe de formation 5 : Flux de travail et automatisation

Création et personnalisation des flux de travail pour la validation des documents
Automatisation des processus de gestion des documents
Notifications et alertes pour assurer le suivi des documents

Axe de formation 6 : Sécurité et conformité des données

Gestion des droits d'accès et confidentialité des documents sensibles
Archivage et conservation des documents conformément aux règlementations
Audit et suivi des actions effectuées sur les documents

Axe de formation 7 : Formation des utilisateurs

Sensibilisation des employés à l'utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire
Formation pratique sur les fonctionnalités de base et avancées de SharePoint
Support et assistance pour résoudre les problèmes liés à la gestion des documents

Axe de formation 8 : Évaluation et amélioration continue

Collecte des retours des utilisateurs pour améliorer l'expérience utilisateur
Analyse des performances et optimisation des processus de gestion documentaire
Mise en place de bonnes pratiques pour garantir une gestion efficace des documents

PRE-REQUIS

Connaissance de base de Microsoft SharePoint Familiarité avec les processus de gestion documentaire dans l'entreprise
Accès à un environnement SharePoint pour la pratique

CIBLE

Toute personne intéressée par l'apprentissage de Microsoft SharePoint pour la gestion documentaire dans une entreprise

LIEU : CISPhoenix, dans vos locaux, ou sur tout site à votre convenance

DUREE : 3 jours

Attestation de formation agréée MINEFOP et MINESUP

Le tarif de la formation est de 350 000 FCFA HT par participant

Procédé de la formation

La méthode d’apprentissage est l’andragogie. La formation se déroule sous la forme d’un exposé documenté, présenté par le formateur pour chaque axe de formation, suivi d’une phase interactive avec les participants (échanges, réactions, observations, suggestions), d’une évaluation et d’un suivi post-formation sur votre site.

Un accent particulier est mis sur le lien entre le contenu d’apprentissage et la réalité du quotidien des participants, le partage d’expériences avec les participants et la multiplication des cas pratiques (situation-problème liée à la réalité).

Matériels pédagogiques engagés :

Logiciels professionnels
Matériel d’animation (ordinateur portable, dérouleur, vidéo projecteur, film d’entreprise)
Kit de formation (clé USB, stylo, bloc-notes, chemises…)

Documents engagés :